Privacyverklaring

Waar gaat deze verklaring over?

OVLNL Academy vraagt je na afloop van een module om een evaluatie in te vullen, en deelt lesmateriaal met je. Dat gebeurt in Mijn Academy: een eigen, afgeschermde omgeving. Hieronder lees je welke gegevens daarin worden vastgelegd, waarvoor ze worden gebruikt, wie ze kan inzien en hoe lang ze bewaard blijven.

Deze verklaring gaat over Mijn Academy en over de website van OVLNL Academy (ovlnl-academy.nl), die zijn gegevens uit Mijn Academy haalt. Voor de rest van de dienstverlening gelden de voorwaarden op onze website. De website gebruikt geen cookies om je te volgen en geen statistiek- of advertentiediensten.

Wie is verantwoordelijk?

Stichting Openbare Verlichting Nederland (OVLNL), gevestigd te Woerden, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65138961. Vragen over je gegevens kun je stellen via info@ovlnl-academy.nl of 06 53835758.

Welke gegevens leggen we vast?

Van jou als deelnemer:

• Je voor- en achternaam, en een eventueel tussenvoegsel.
• Je e-mailadres. Dat is tegelijk je sleutel tot het portaal: je logt ermee in en je ontvangt er de uitnodiging en de herinneringen op.
• De organisatie (het bedrijf of de gemeente) waarvoor je werkt, als die is opgegeven. Bij elke training wordt vastgelegd waar je op dát moment werkte, zodat een oude evaluatie later niet opeens bij een nieuwe werkgever lijkt te horen.
• Aan welke trainingen en modules je deelneemt, en of je bij een module aanwezig of afwezig was.
• Per training of je die hebt afgerond en of je het certificaat hebt ontvangen. Het certificaat zelf (met je naam, de training, maand en jaar en de plaats) maakt het portaal pas als je het opent of als het wordt gemaild; het wordt niet apart bewaard. Je kunt het downloaden zolang je gegevens bewaard worden.
• Als je je voor een training afmeldt: de dag waarop je je afmeldde, de reden (bijvoorbeeld dat je ziek was) en wanneer OVLNL Academy de afmelding heeft ingevoerd. Je inschrijving blijft dan staan, zodat terug te zien is dat je ingeschreven was.
• Of je inschrijving voorlopig of definitief is. Zolang hij voorlopig is, krijg je nog geen startmail.
• Als je belangstelling hebt voor een training waarvoor nog geen datum is: voor welke soort training, sinds wanneer, en eventueel een korte notitie (bijvoorbeeld "wil in het voorjaar"). Wordt er een training van die soort gepland, dan zetten we je daar voorlopig bij.
• Als je van een training wordt losgemaakt voordat je inschrijving definitief was: van welke training, wanneer, en eventueel een korte opmerking.
• Je antwoorden op de evaluatievragen: de cijfers die je geeft en de toelichtingen die je schrijft, ook die over de docent.
• Wanneer je een evaluatie hebt opgeslagen of ingeleverd, en wanneer je een herinnering hebt gekregen.
• Wanneer je de startmail van een training hebt gekregen, en wanneer je de uitnodiging om een evaluatie in te vullen hebt gekregen.

Heb je een training gevolgd voordat Mijn Academy bestond, dan vulde je de evaluatie in op een formulier in Excel. Die oude evaluaties zijn in Mijn Academy ingelezen, met je naam erbij. Ze vallen onder dezelfde afspraken als de evaluaties die je in het portaal invult: dezelfde mensen kunnen ze zien (zie hieronder), en ze worden net zo lang bewaard.

Van docenten leggen we dezelfde naam- en contactgegevens vast, plus aan welke modules zij zijn gekoppeld. De naam van de docent staat ook op het openbare trainingsoverzicht, zie hieronder.

Via het portaal kan lesmateriaal met deelnemers gedeeld worden, zoals een presentatie of een reader. Van zo'n document leggen we vast wie het heeft geüpload en wanneer. Opent een deelnemer een document, dan leggen we vast dat en wanneer hij dat (het laatst) heeft gedaan. Dat is alleen om op zijn dashboard te kunnen tonen welke documenten nog nieuw voor hem zijn; docenten en OVLNL Academy krijgen dat niet te zien.

Bij sommige modules vraagt de docent je een opdracht in te leveren, bijvoorbeeld foto's of een kort verslag. Wat je inlevert, bewaren we met de bestandsnaam en het moment van inleveren. Alleen de docent van die module en de beheerders van OVLNL Academy kunnen het zien; andere deelnemers nooit. Foto's kunnen personen of kentekens laten zien: zet die er alleen op als dat nodig is voor de opdracht. Na het sluiten van de evaluatieronde gaan de bestanden naar OVLNL Academy, en daarna worden ze van de server van Mijn Academy verwijderd. Je ziet dan alleen nog dat je hebt ingeleverd. Worden je gegevens gewist, dan verdwijnen ook je ingeleverde bestanden.

Een docent kan ook een link delen, bijvoorbeeld naar een filmpje. Klik je daarop, dan ga je naar die andere website, en daar gelden de afspraken van die website. Het portaal stuurt daarbij niets van jou mee. Een docent kan materiaal en berichten vooraf klaarzetten voor een bepaald moment rond een lesdag; die gaan pas naar de deelnemers als de training definitief doorgaat. Daarvoor bewaren we wie het klaarzette, voor welk moment, en wanneer het is verstuurd.

Een docent of OVLNL Academy kan je tijdens een training een bericht sturen, bijvoorbeeld over een nieuw document. Dat bericht gaat naar alle deelnemers van die training. Reageer je erop, dan bewaren we je reactie in Mijn Academy, met de datum. Je reactie is een gesprek tussen jou en de afzender: andere deelnemers zien het niet. De beheerders van OVLNL Academy kunnen meelezen, zodat er iemand kan antwoorden als de docent er niet is. Worden je gegevens gewist (op je eigen verzoek of na de bewaartermijn), dan verdwijnen ook je reacties.

Van de organisaties waar deelnemers en docenten werken, leggen we de gegevens vast die nodig zijn om te factureren: het factuuradres, het e-mailadres voor facturen, eventueel een afdeling en een contactpersoon voor de factuur, en het relatienummer in onze boekhouding.

Loopt de facturatie van een training via het portaal, dan leggen we daarnaast per deelnemer vast wat er gefactureerd wordt: of je een betalende deelnemer bent (en zo niet, kort de reden, bijvoorbeeld dat je als gast meedoet), of je lid bent van OVLNL of IGOV (voor de ledenkorting), de bedragen (deelname, laptophuur, en bij een afmelding de afmeldkosten) en de datum waarop je definitief bent aangemeld. Daarbij bewaren we welke factuurgegevens van je organisatie gelden, de kenmerken voor op de factuur (zoals een inkoopnummer), het offertenummer, wanneer de opdracht binnenkwam en, als die er is, de opdracht zelf als PDF; één PDF kan bij meer deelnemers van dezelfde organisatie horen. Bij deze gegevens wordt ook je naam en e-mailadres vastgelegd zoals ze waren op het moment van factureren, want die horen bij de factuur. Het secretariaat haalt deze gegevens als Excel-bestand uit het portaal om de facturen in de boekhouding te maken; van elke export bewaren we een kopie in het portaal, en we houden bij wie wat heeft gedaan.

Aanmelden via de website. Meld je jezelf of collega's aan, dan leggen we vast wat je in het aanmeldformulier invult: de naam van je organisatie, je naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer, de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van elke deelnemer, of iemand een laptop huurt, bij directe opdracht de factuurgegevens en het kenmerk van de opdracht, je opmerking, en per deelnemer of hij in de WhatsApp-groep van de training wil en of hij de nieuwsbrief wil ontvangen. Ook leggen we vast wanneer je akkoord gaf met de algemene voorwaarden, wanneer je de privacyverklaring hebt gelezen, en of je direct opdracht hebt gegeven. Het telefoonnummer van een deelnemer komt ook bij zijn gegevens in Mijn Academy te staan, zodat we contact kunnen opnemen over de training. Gaat de training door, dan maken we een offerte; die bewaren we als PDF, met het moment waarop je je plek definitief reserveerde.

WhatsApp-groep en nieuwsbrief. Of je in de WhatsApp-groep van je training komt en of je de nieuwsbrief krijgt, kies je zelf: het zijn twee losse keuzes, die standaard uit staan en die niets te maken hebben met je aanmelding of het akkoord met de voorwaarden. Zet je ze aan, dan leggen we vast sinds wanneer. Alleen wie toestemming heeft gegeven, komt in de WhatsApp-groep; de andere deelnemers in de groep zien dan je naam en telefoonnummer. Meldt een collega jou aan, dan kan hij dit voor je aanvinken; je kunt het zelf altijd aanpassen of intrekken bij Mijn account in Mijn Academy, of door een mail te sturen. Worden je gegevens gewist (op verzoek of na de bewaartermijn), dan verdwijnen ook deze keuzes.

Als een training niet doorgaat. Gaat een training niet door, dan vervalt de opdracht en wordt er niets gefactureerd. Je aanmelding bewaren we, gemarkeerd als vervallen. Zodra er een nieuwe datum is voor dezelfde training, mailen we je de vraag of je nog wilt deelnemen, en een week later nog één keer als je niet hebt geantwoord. We leggen vast wanneer we het vroegen en wat je antwoordde. Zeg je ja, dan maken we een nieuwe aanmelding met dezelfde gegevens, en een nieuwe offerte zodra de training doorgaat. Wil je niet meer gevraagd worden, dan halen we je aanmelding van die lijst.

Op de hoogte blijven. Geef je op de planning aan dat je bericht wilt over nieuwe datums van een training, dan bewaren we je naam, e-mailadres en eventueel je organisatie, en bij welke nieuwe datums we je een bericht hebben gestuurd. Met de link in elk bericht meld je je weer af.

Het contactformulier op de website. Neem je contact op via het formulier, dan bewaren we wat je invult: het onderwerp (een vraag, studieadvies of een training op locatie), je naam, je organisatie, je e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, je bericht, en bij een training op locatie welke training, het aantal deelnemers en de gewenste periode. Het bericht gaat ook als mail naar OVLNL Academy, zodat we je kunnen antwoorden. Is het afgehandeld, dan wordt het een jaar later gewist.

Daarnaast worden er technische gegevens bewaard die nodig zijn om het portaal veilig te laten werken:

• Je wachtwoord, versleuteld. Ook wij kunnen het niet teruglezen, alleen controleren of wat je intypt klopt.
• De sleutel van de app op je telefoon die je bij het inloggen een code geeft, en je reservecodes (versleuteld) voor als je je telefoon kwijt bent.
• De links om je wachtwoord in te stellen die naar je worden gestuurd, versleuteld en met een einddatum.
• Kies je ervoor een apparaat te laten onthouden, dan plaatsen we daar een cookie met een willekeurige sleutel, zodat je 30 dagen geen code hoeft in te vullen. Dat cookie is nodig voor het inloggen en wordt niet gebruikt om je te volgen. Daarnaast is er een cookie dat je ingelogd houdt.
• Bij een mislukte inlogpoging het internetadres van de computer waarvandaan die poging kwam. Dat wordt na uiterlijk een etmaal automatisch gewist.

Waarvoor gebruiken we ze?

Om je training goed te laten verlopen, en om de kwaliteit van onze trainingen te bewaken en te verbeteren. Concreet betekent dat:

• Je aanmelding verwerken: een offerte maken, je aanmelding bevestigen, en je herinneren als de aanmelding of de opdracht nog niet rond is.
• De facturatie via het secretariaat van Stichting OVLNL: zij maken met de gegevens van de aanmelding en de opdracht de factuur.
• Je een bericht sturen over een nieuwe datum, als je daarom hebt gevraagd.
• Je vraag via het contactformulier beantwoorden.
• Je voor de start van een training een mail sturen met de eerste lesdag, de locatie en uitleg over het portaal.
• Je uitnodigen om een evaluatie in te vullen, en je eraan herinneren als dat nog niet is gelukt.
• De docent laten zien hoe zijn les is ontvangen, zodat hij daarop kan bijsturen.
• Over meerdere trainingen heen kijken of de inhoud en de opzet nog voldoen.

We gebruiken je gegevens uit Mijn Academy niet voor reclame, nieuwsbrieven of het werven van nieuwe cursisten. Ze worden ook niet verkocht of doorgegeven aan anderen.

Waarom mogen we dat?

Het evalueren van een module hoort bij de training die je volgt: het is onderdeel van de afspraak die we met jou of je werkgever hebben. Daarom is er geen apart akkoord-vinkje. Je bent overigens niet verplicht om een evaluatie in te vullen; doe je het niet, dan heeft dat geen gevolgen voor je deelname of je bewijs van deelname.

Wie kan je antwoorden zien?

Dit is belangrijk om te weten voordat je iets opschrijft.

• De beheerders van OVLNL Academy die daarvoor het recht hebben, zien alle evaluaties, met je naam erbij. Niet elke beheerder heeft dat recht; de hoofdbeheerder bepaalt wie wat mag.
• De docent van een module ziet de evaluaties van zijn eigen lessen, met je naam erbij. Hij ziet dus welk cijfer en welke opmerking van jou komen. Een docent kan nooit de evaluaties van een collega inzien. Bij een oude evaluatie ziet de docent ook wat je toen over hem als docent van de hele training schreef.
• Geeft een module twee docenten samen, dan geef je één gezamenlijk oordeel over "de docent(en)", en zien beide docenten hetzelfde resultaat.
• Een docent kan bij zijn eigen les één extra vraag aan de evaluatie toevoegen. OVLNL Academy keurt die vraag eerst goed. Je antwoord daarop wordt net zo bewaard en is voor dezelfde mensen zichtbaar als je andere antwoorden.
• Andere deelnemers zien jouw antwoorden nooit.
• Het secretariaat dat de facturen maakt, ziet je naam, je organisatie en wat er voor jou gefactureerd wordt, maar niet je evaluaties.
• Jijzelf kunt je eigen ingeleverde evaluaties teruglezen zolang je toegang hebt tot het portaal.

De beheerder kan het portaal ook bekijken zoals jij het ziet, als deelnemer of als docent, bijvoorbeeld om te controleren of gedeeld lesmateriaal goed voor je klaarstaat. Daarbij ziet hij niets wat hij niet al kon zien, en kan hij niets namens jou invullen of versturen.

De beheerder kan de resultaten downloaden als Excel-bestand of PDF, bijvoorbeeld om ze met een docent te bespreken. Daarbij kan hij kiezen of de namen wel of niet meegaan.

Wat staat er openbaar op internet?

Het portaal heeft twee soorten pagina's die voor iedereen te bekijken zijn, ook zonder in te loggen: het overzicht van geplande trainingen en van trainingen waarvan de datums nog gepland moeten worden, en per training een trainingspagina die op de website van OVLNL Academy staat. Daarop staan de naam van de training, de lesdagen met tijden, de onderdelen met een beschrijving van de inhoud, de prijs, de naam van de docent die het onderdeel geeft (op de trainingspagina met de naam van zijn organisatie erbij), en de plaats waar het gegeven wordt. Is een training nog niet gepland, dan noemt de trainingspagina de docent die het onderdeel gewoonlijk geeft. Ben je docent bij OVLNL Academy, dan wordt je naam dus openbaar getoond bij de trainingen die je geeft.

Op de website staat ook een pagina Docenten, met per docent een eigen pagina. Daarop staan de naam, de organisatie, en als de docent dat heeft aangeleverd: een functie, een foto, een tekst om zich voor te stellen, een eigen webadres en een cv, plus de trainingen waarbij hij of zij betrokken is. Het e-mailadres van een docent staat er niet op. Een docent past zijn pagina zelf aan in Mijn Academy; OVLNL Academy bekijkt de wijziging en zet hem dan op de website. Tot die tijd bewaren we de ingediende wijziging, met het moment van indienen, en als hij niet wordt overgenomen ook de reden. Een docent kan ook op elk moment vragen om iets van de website te halen; dan staat het er meteen niet meer op.

Op die pagina's staat niets over deelnemers: geen namen, geen aantallen inschrijvingen, en geen evaluatie van een persoon. Wel staat op de trainingspagina het gemiddelde cijfer dat deelnemers in hun evaluaties in Mijn Academy aan die training gaven, met het aantal evaluaties. Dat gemiddelde verschijnt pas vanaf 10 evaluaties, zodat het nooit naar een deelnemer of een docent te herleiden is. Ook het adres van de locatie staat er niet op, alleen de plaatsnaam.

Hoe lang bewaren we ze?

Je naam, e-mailadres en werkgever blijven 5 jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste lesdag van de laatste training die je hebt gevolgd. Daarna worden die gegevens onbruikbaar gemaakt: je naam wordt vervangen door een neutrale aanduiding en je e-mailadres door een adres waar geen post naartoe kan.

De gegeven cijfers en opmerkingen blijven daarna wél bestaan, maar zijn dan niet meer tot jou te herleiden. We gebruiken ze om over de jaren heen te kunnen zien hoe onze trainingen zich ontwikkelen.

De gegevens die bij een factuur horen (zie hierboven), en ook de aanmelding, de offerte en de opdracht met de gegevens die daarop staan, vallen onder de wettelijke bewaarplicht van de administratie: die moeten zeven jaar bewaard blijven. Ze worden daarom niet gewist na de bewaartermijn van 5 jaar en ook niet als je zelf om verwijdering vraagt; daarna worden ze alleen nog voor de administratie gebruikt. Na zeven jaar worden ze verwijderd.

Gegevens van wie zich heeft opgegeven om op de hoogte te blijven, bewaren we tot je je afmeldt; dan worden ze verwijderd.

Een bericht via het contactformulier bewaren we tot het is afgehandeld, en daarna nog een jaar; dan wordt het vanzelf gewist.

Van het portaal worden reservekopieën gemaakt, zodat er niets verloren gaat bij een storing. Daar staan dezelfde gegevens in, ook de bestanden die je hebt ingeleverd. Elke nacht wordt er een versleutelde kopie gemaakt die 30 dagen op de server blijft staan en daarna vanzelf wordt verwijderd; eens per maand wordt de nieuwste kopie gedownload en, nog steeds versleuteld, op een andere veilige plek bewaard; zo'n maandelijkse kopie wordt na drie maanden verwijderd. Wordt je naam gewist, op je eigen verzoek of omdat de bewaartermijn hierboven is verstreken, dan gebeurt dat meteen in het portaal zelf; in de kopieën die op dat moment al bestonden staat hij nog tot die aan de beurt zijn. Uit zo'n kopie wordt alleen iets teruggehaald als dat nodig is om een storing te herstellen.

Waar staan de gegevens?

Het portaal draait op een server van onze Nederlandse hostingpartij Cloud86, binnen de Europese Unie. Er is bewust geen koppeling met externe diensten (een gedeelde link opent een andere website pas als je er zelf op klikt): je antwoorden worden niet doorgestuurd naar een andere partij, en er komt geen kunstmatige intelligentie aan te pas om ze samen te vatten of te analyseren.

Om het portaal veilig te houden zijn er verder de volgende maatregelen genomen: je logt in met je wachtwoord én een code uit een app op je telefoon, zodat niemand binnenkomt met alleen je wachtwoord of alleen je mailbox. Wachtwoorden en reservecodes staan versleuteld opgeslagen, en na een aantal mislukte pogingen gaat er een wachttijd in. De app op je telefoon maakt de code zelf; daarvoor gaat er niets van het portaal naar een andere partij.

Welke rechten heb je?

• Inzage. Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben. In het portaal zie je je eigen evaluaties trouwens altijd zelf terug.
• Correctie. Klopt je naam, e-mailadres of werkgever niet, dan passen we dat aan.
• Verwijdering. Je kunt vragen om je gegevens te wissen. Je naam, e-mailadres en werkgever worden dan onbruikbaar gemaakt. De cijfers en opmerkingen blijven bewaard, maar zonder dat ze nog bij jou horen. Dat is onomkeerbaar. Wat bij een factuur hoort, moeten we wel bewaren (zie Hoe lang bewaren we ze?).
• Bezwaar. Ben je het niet eens met de manier waarop we je gegevens gebruiken, laat het ons weten.

Een verzoek doe je via info@ovlnl-academy.nl. Je krijgt binnen vier weken antwoord. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets aan het portaal waardoor deze verklaring niet meer klopt, dan passen we de tekst aan. Hieronder staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026.